La comptabilisation de la paie constitue l’une des opérations les plus techniques et récurrentes pour les professionnels du chiffre. Entre les multiples comptes à mobiliser, les organismes sociaux à distinguer et le prélèvement à la source à gérer, les écritures de paie nécessitent rigueur et méthode. Cet article vous accompagne dans la maîtrise complète de cette comptabilisation, du salaire brut au paiement effectif, en passant par les charges patronales et les cas particuliers.
Les comptes du Plan Comptable Général mobilisés
La comptabilisation de la paie fait intervenir principalement des comptes de la classe 4 (comptes de tiers) et de la classe 6 (comptes de charges).
| Numéro | Intitulé |
|---|---|
| Comptes de charges (classe 6) | |
| 641 | Rémunérations du personnel |
| 6411 | Salaires et appointements |
| 6412 | Congés payés |
| 6413 | Primes et gratifications |
| 6414 | Indemnités et avantages divers |
| 6417 | Avantages en nature |
| 645 | Charges de sécurité sociale et de prévoyance |
| 6451 | Cotisations à l’URSSAF |
| 6452 | Cotisations aux mutuelles |
| 6453 | Cotisations aux caisses de retraite |
| 6454 | Cotisations à France Travail |
| 6458 | Cotisations aux autres organismes sociaux |
| 649 | Remboursements de charges de personnel |
| Comptes de tiers (classe 4) | |
| 421 | Personnel – Rémunérations dues |
| 425 | Personnel – Avances et acomptes |
| 427 | Personnel – Oppositions |
| 431 | Sécurité sociale (URSSAF) |
| 437 | Autres organismes sociaux |
| 4421 | Prélèvement à la source – Impôt sur le revenu |
Les étapes de comptabilisation des écritures de paie
La comptabilisation de la paie s’effectue généralement en quatre temps distincts, chacun correspondant à une logique comptable précise.
Étape 1 : Enregistrement du salaire brut
Cette première écriture constate la charge de personnel pour l’entreprise. On débite les comptes de la subdivision 641 selon la nature des rémunérations et on crédite le compte 421 pour le montant total brut dû aux salariés.
Exemple pratique : L’entreprise DigitalCom verse en février les salaires suivants à ses 3 collaborateurs :
| Élément | Montant |
|---|---|
| Salaires de base | 7 200 € |
| Heures supplémentaires | 450 € |
| Prime d’objectif | 350 € |
| Total salaire | 8 000 € |
Écriture comptable :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6411 | Salaires et appointements | 7 650 € | |
| 6413 | Primes et gratifications | 350 € | |
| 421 | Personnel – Rémunérations dues | 8 000 € | |
| Salaires février |
Étape 2 : Enregistrement des retenues salariales
Cette deuxième écriture enregistre toutes les sommes déduites du salaire brut. Le compte 421 est débité et on crédite les comptes de dettes correspondants.
Important : les cotisations sociales salariales ne constituent pas une charge pour l’entreprise, mais une dette qu’elle collecte pour le compte du salarié.
Reprenons l’exemple DigitalCom avec les éléments suivants :
| Élément | Montant |
|---|---|
| Cotisations URSSAF salariales | 1 360 € |
| Cotisations retraite complémentaire | 320 € |
| Mutuelle salariale | 90 € |
| Prélèvement à la source | 580 € |
| Acompte versé le 15/02 | 500 € |
Écriture comptable :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 421 | Personnel – Rémunérations dues | 2 850 € | |
| 431 | Sécurité sociale | 1 360 € | |
| 437 | Autres organismes sociaux | 410 € | |
| 4421 | Prélèvement à la source | 580 € | |
| 425 | Personnel – Avances et acomptes | 500 € | |
| Retenues sur salaires février |
= 5 150 €.
Étape 3 : Enregistrement des charges sociales patronales
Cette troisième écriture constate les charges sociales à la charge de l’employeur. On débite les comptes de la subdivision 645 et on crédite les comptes de dettes 431 et 437.
Pour DigitalCom, les charges patronales sont les suivantes :
| Organisme | Montant |
|---|---|
| URSSAF (maladie, vieillesse, allocations familiales, AT, chômage) | 2 480 € |
| Retraite complémentaire patronale | 480 € |
| Mutuelle patronale | 135 € |
| Total charges patronales | 3 095 € |
Écriture comptable :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6451 | Cotisations à l’URSSAF | 2 480 € | |
| 6453 | Cotisations aux caisses de retraite | 480 € | |
| 6452 | Cotisations aux mutuelles | 135 € | |
| 431 | Sécurité sociale | 2 480 € | |
| 437 | Autres organismes sociaux | 615 € | |
| Charges patronales février |
Étape 4 : Paiement des salaires et règlements aux organismes
Cette dernière phase enregistre les sorties de trésorerie correspondant au paiement des salaires nets et au versement des cotisations sociales et du prélèvement à la source.
Paiement des salaires (généralement en fin de mois) :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 421 | Personnel – Rémunérations dues | 5 150 € | |
| 512 | Banque | 5 150 € | |
| Virement salaires février |
Paiement des cotisations sociales (le 15 mars pour les entreprises de moins de 50 salariés via la DSN) :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 431 | Sécurité sociale | 3 840 € | |
| 437 | Autres organismes sociaux | 1 025 € | |
| 512 | Banque | 4 865 € | |
| Paiement cotisations février via DSN |
Reversement du prélèvement à la source (le 15 mars pour les entreprises de moins de 50 salariés) :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 4421 | Prélèvement à la source | 580 € | |
| 512 | Banque | 580 € | |
| Reversement PAS février |
Les cas particuliers (AEN, congés payés, opposition)
Les avantages en nature
Les avantages en nature (véhicule de fonction, logement, téléphone) sont intégrés au salaire brut imposable mais ne donnent pas lieu à un versement. Depuis la réforme du PCG 2025, ils sont comptabilisés au débit du compte 6414 ou 6417 puis neutralisés par le crédit du compte 649 « Remboursements de charges de personnel ».
Exemple : L’entreprise DigitalCom met à disposition de son directeur commercial un véhicule de fonction évalué à 200 € mensuels.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6417 | Avantages en nature | 200 € | |
| 421 | Personnel – Rémunérations dues | 200 € | |
| Avantage en nature véhicule | |||
| 421 | Personnel – Rémunérations dues | 200 € | |
| 649 | Remboursements de charges de personnel | 200 € | |
| Neutralisation avantage en nature |
Les congés payés
L’indemnité compensatrice de congés payés s’enregistre au compte 6412 et s’ajoute au salaire de base après déduction des absences pour congés. Le calcul se fait en jours ouvrables (lundi à samedi) à raison de 2,5 jours par mois.
L’indemnité est soumise aux cotisations sociales salariales et patronales : ces dernières doivent être enregistrées au débit des comptes 645x. Pour une approche détaillée de ce sujet complexe, nous vous recommandons notre article dédié.
Les oppositions sur salaires
Les oppositions sur salaires (saisies-arrêts, pensions alimentaires) sont des sommes prélevées par l’employeur sur le salaire net et reversées à un tiers créancier. Elles transitent par le compte 427.
Versement de l’opposition (au moment de la paie) :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 427 | Personnel – Oppositions | 150 € | |
| 512 | Banque | 150 € | |
| Versement opposition huissier |
Imputation sur le salaire :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 421 | Personnel – Rémunérations dues | 150 € | |
| 427 | Personnel – Oppositions | 150 € | |
| Imputation opposition sur salaire |
Foire aux questions (FAQ)
Quelle est la différence entre le compte 641 et le compte 421 ?
Le compte 641 enregistre la charge de personnel (salaire brut), tandis que le compte 421 représente la dette envers les salariés (salaire net à payer après toutes les retenues).
Les cotisations sociales salariales sont-elles une charge pour l’entreprise ?
Non. Les cotisations salariales ne constituent pas une charge pour l’entreprise. Elles sont collectées par l’employeur sur le salaire brut et reversées aux organismes sociaux. Seules les charges patronales (compte 645) représentent un coût supplémentaire pour l’entreprise.
Comment comptabiliser un acompte sur salaire versé en cours de mois ?
L’acompte est enregistré au débit du compte 425 « Personnel – Avances et acomptes » par le crédit du compte 512 « Banque ». Lors de l’établissement de la paie, le compte 425 est soldé en le créditant lors de l’enregistrement des retenues salariales.
Où enregistrer le prélèvement à la source ?
Le prélèvement à la source est enregistré au crédit du compte 4421 « Prélèvement à la source – Impôt sur le revenu » lors de la comptabilisation des retenues salariales. Il est ensuite débité lors du reversement à la DGFiP via la DSN.
Quel est le délai de versement des cotisations sociales ?
Pour les entreprises de moins de 50 salariés : au plus tard le 15 du mois suivant. Pour les entreprises de 50 salariés et plus : au plus tard le 5 du mois suivant. Le versement s’effectue obligatoirement via la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Comment traiter les avantages en nature en comptabilité depuis 2025 ?
Les avantages en nature sont d’abord comptabilisés au débit du compte 6414 ou 6417 par le crédit du compte 421 (augmentation du salaire brut). Ils sont ensuite neutralisés par le débit du compte 421 et le crédit du compte 649 « Remboursements de charges de personnel ». Le compte 791 a été supprimé par la réforme du PCG 2025.
Les congés payés doivent-ils être enregistrés dans un compte spécifique ?
Oui, l’indemnité compensatrice de congés payés doit être enregistrée au compte 6412 « Congés payés » et non au compte 6411 « Salaires et appointements ». Cette distinction permet de suivre la provision pour congés payés au bilan.
Que deviennent les oppositions sur salaires après prélèvement ?
Les oppositions transitent par le compte 427 « Personnel – Oppositions ». Le montant prélevé sur le salaire net est débité du compte 421 et crédité au compte 427. Lors du versement au créancier (huissier), le compte 427 est débité par le crédit du compte 512.
Quel est le taux moyen de charges patronales en 2026 ?
Le taux moyen de charges patronales varie entre 35% et 45% du salaire brut selon le niveau de rémunération et la taille de l’entreprise. Il inclut les cotisations URSSAF (maladie, vieillesse, allocations familiales, AT, chômage), la retraite complémentaire et la mutuelle.