Les paiements en espèces, bien que de moins en moins fréquents, restent courants dans certains secteurs comme le commerce de détail. Leur comptabilisation obéit à des règles précises qu’il est essentiel de maîtriser pour garantir la régularité des comptes.
Le compte 531 : pilier de la comptabilisation espèces
Le compte 531 « Caisse » constitue le compte de référence pour enregistrer tous les flux monétaires physiques. Contrairement au compte 512 « Banque », le compte caisse ne peut jamais présenter un solde créditeur. Un solde négatif révèle systématiquement une erreur comptable qu’il convient de rectifier immédiatement.
Écritures comptables : encaissements et décaissements
Encaissement d’un règlement client
Lorsqu’un client règle une facture de 480 € TTC en espèces, l’écriture s’établit ainsi :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 531 | Caisse | 480,00 | |
| 411 | Client | 480,00 |
Paiement d’un achat de fournitures en espèces
Pour un achat de fournitures de bureau de 72 € TTC (60 € HT + 12 € TVA) réglé en espèces :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6064 | Fournitures administratives | 60,00 | |
| 44566 | TVA déductible sur ABS | 12,00 | |
| 531 | Caisse | 72,00 |
Le compte 44566 permet d’enregistrer la TVA déductible sur les achats de biens et services non immobilisables.
PS : C’est un exemple simplifié en comptabilité de trésorerie, en comptabilité d’engagement on aurait préalablement enregistré un 6064 vers 401 avant le paiement.
Alimentation et remise en banque
L’approvisionnement de la caisse nécessite l’utilisation du compte transitoire 58 « Virements internes ».
Retrait bancaire de 500 € :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 58 | Virements internes | 500,00 | |
| 512 | Banque | 500,00 |
Mise en caisse :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 531 | Caisse | 500,00 | |
| 58 | Virements internes | 500,00 |
Cadre réglementaire à respecter
- Les paiements en espèces sont plafonnés à 1 000 € entre professionnels en France. Ce seuil passe à 15 000 € pour les non-résidents fiscaux réglant une dépense personnelle. Le non-respect expose à une amende pouvant atteindre 5% des sommes payées illégalement, partagée entre débiteur et créancier.
- Obligation de tenue du livre de caisse : l’article 286 du CGI impose aux commerçants d’enregistrer quotidiennement et chronologiquement toutes les opérations en espèces. Cette traçabilité constitue une garantie essentielle lors des contrôles fiscaux. Un contrôle quotidien entre le solde théorique et le solde réel est impératif.
- Les pièces justificatives (tickets de caisse, reçus, factures acquittées) doivent impérativement être conservées. Une facture devient obligatoire au-delà de 25 €.
Foire aux questions (FAQ)
Quelle est la différence entre le compte 530 et le compte 531 ?
Le compte 53 « Caisse » est le compte général, tandis que le compte 531 « Caisse siège social » en constitue une subdivision spécifique. Depuis la réforme du PCG 2025, les subdivisions disparaissent progressivement : seul le compte 53 subsiste officiellement, bien que le compte 531 reste utilisé en pratique.
Que faire en cas de solde de caisse créditeur ?
Un solde créditeur du compte caisse constitue une anomalie comptable majeure. Il faut identifier l’erreur d’enregistrement (inversion débit/crédit, double saisie) et procéder à une régularisation immédiate par écriture d’OD avant clôture. Le solde doit impérativement être débiteur ou nul.
Comment comptabiliser un fonds de caisse permanent ?
Le fonds de caisse permanent, constitué de monnaie pour rendre la monnaie aux clients, transite par le compte 58. Il ne constitue jamais un produit et reste en caisse d’un jour à l’autre.
Le livre de caisse est-il obligatoire ?
Oui, l’article 286 du CGI impose aux commerçants assujettis à la TVA la tenue quotidienne d’un livre de caisse enregistrant chronologiquement toutes les recettes et dépenses en espèces. Les brouillards et bandes de caisse enregistreuse doivent être conservés. La caisse enregistreuse doit être une caisse certifiée NF525.
Quelle TVA peut être récupérée sur les paiements en espèces ?
La TVA déductible sur les achats payés en espèces s’enregistre au compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services ». Elle doit concerner des achats nécessaires à l’exploitation et être justifiée par des factures valides.
Quels sont les plafonds de paiement en espèces en 2026 ?
Entre professionnels : 1 000 € maximum. Pour les salaires : 1 500 € par mois maximum. Non-résidents fiscaux (dépenses personnelles) : 15 000 €. Paiement aux guichets des finances publiques : 300 €. Entre particuliers : aucune limite, mais écrit obligatoire au-delà de 1 500 €.
À quelle fréquence contrôler la caisse ?
Le contrôle doit être quotidien. Il consiste à rapprocher le solde théorique (livre de caisse ou logiciel) du solde réel (décompte physique des espèces). Tout écart doit être immédiatement identifié et justifié.
Peut-on utiliser directement le compte 512 sans passer par le compte 58 ?
Non. Lors d’un transfert entre comptes de trésorerie (banque vers caisse ou caisse vers banque), le passage par le compte 58 « Virements internes » est obligatoire. Cette règle fondamentale garantit la traçabilité et l’exhaustivité des enregistrements comptables.