Les notes de frais occupent une place récurrente dans la comptabilité de presque toutes les entreprises. Cette dernière mobilise trois comptes clés : la charge, la TVA déductible, la dette auprès du salarié. Maîtriser cela suffit à traiter la majorité des cas rencontrés en cabinet.
Qu’est ce qu’une note de frais ?
Une note de frais retrace des dépenses engagées par un salarié sur ses fonds personnels dans l’intérêt de l’entreprise : déplacements, repas professionnels, hébergement, péages.
L’entreprise a l’obligation de les rembourser, sous réserve que chaque dépense soit justifiée par un document probant (facture, ticket).
Comptes comptables à utiliser :
| Nature de la dépense | Compte de charge | Libellé PCG |
|---|---|---|
| Déplacements, transport | 6251 | Voyages et déplacements |
| Missions (salariés en déplacement) | 6256 | Missions |
| Repas professionnels | 6257 | Réceptions |
| Cadeaux clients | 6234 | Cadeaux à la clientèle |
| TVA déductible (si récupérable) | 44566 | TVA sur ABS |
| Dette envers le salarié | 421 | Personnel, Rémunérations dues |
Exemple pratique
Léa, commerciale chez FactureTech, avance 180 € TTC pour un repas d’affaires avec un client le 02/04/2026 (TVA à 10%, soit 16,36 € récupérables). Elle se fait rembourser le 30/04/2026.
Étape 1 : Enregistrement de la note de frais
| Date | Compte | Intitulé | Débit (€) | Crédit (€) |
|---|---|---|---|---|
| 02/04/2026 | 6257 | Réceptions | 163,64 | |
| 02/04/2026 | 44566 | TVA déductible sur ABS | 16,36 | |
| 02/04/2026 | 421 | Personnel, Léa Martin | 180 |
Étape 2 – Remboursement au salarié :
| Date | Compte | Intitulé | Débit (€) | Crédit (€) |
|---|---|---|---|---|
| 30/04/2026 | 421 | Personnel – Léa Martin | 180,00 | |
| 30/04/2026 | 512 | Banque | 180,00 |
TVA sur notes de frais : ce qui est récupérable
La récupération de TVA n’est pas automatique. Elle dépend strictement de la nature de la dépense et du justificatif fourni.
| Type de dépense | TVA récupérable | Taux / Conditions |
|---|---|---|
| Repas professionnels | Oui | 100%, justificatif au nom de l’entreprise |
| Carburant véhicule utilitaire | Oui | 100% |
| Carburant véhicule de tourisme | Oui | 80% (essence ou gazole depuis 2022) |
| Péages | Oui | 100%, ticket conservé |
| Billet de train / avion | Non | Néant |
| Taxi / VTC | Non | Néant |
| Hébergement (hôtel du salarié) | Non | Néant |
Frais réels vs forfait : les deux modes de remboursement
L’entreprise peut choisir entre deux méthodes de remboursement. Le choix a des conséquences directes sur la charge sociale et la comptabilisation.
| Critère | Frais réels | Forfait URSSAF |
|---|---|---|
| Justificatif requis | Oui, obligatoire | Non requis |
| Montant remboursé | Coût exact | Barème URSSAF (ex : 10,40 € max/repas hors domicile en 2026) |
| Exonération de cotisations | Oui | Oui, dans la limite du barème |
| Compte utilisé | 6251 / 6256 / 6257 | Identique |
Foire aux questions (FAQ)
Dans quel journal comptabilise-t-on les notes de frais ?
Dans le journal des OD (opérations diverses), pas dans le journal des achats. Les factures au nom de l’entreprise, en revanche, se comptabilisent dans le journal des achats.
Quel compte créditer pour constater la dette envers le salarié ?
Le compte 421 « Personnel, Rémunérations dues » reste la pratique dominante. Certains comptables préfèrent le compte 455 « Associés, comptes courants » pour les non-salariés (gérants, dirigeants), voir le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ».
La TVA est-elle récupérable sur les billets de train ?
Non. Les transports de personnes (train, avion, bus) sont exclus du droit à déduction de TVA, quelle que soit la qualité professionnelle du déplacement.
Peut-on récupérer la TVA sur les notes de frais d’hébergement ?
Non. La TVA sur les nuits d’hôtel engagées par un salarié n’est pas déductible.
Faut-il une facture au nom de l’entreprise pour récupérer la TVA ?
Pour les montants supérieurs à 150 € HT, la facture doit obligatoirement comporter le nom et l’adresse de l’entreprise. En dessous, un justificatif simple (ticket de caisse mentionnant la TVA) suffit.
Les indemnités kilométriques génèrent-elles un droit à TVA ?
Non. Les indemnités kilométriques versées sur la base du barème fiscal ne portent pas de TVA récupérable, car elles correspondent à un remboursement forfaitaire et non à une facture
Les notes de frais du dirigeant se traitent-elles comme celles d’un salarié ?
Oui, sur le plan comptable, les mêmes comptes et la même logique s’appliquent. La différence porte sur le régime social : un TNS (travailleur non salarié) suit ses propres règles en matière de déductibilité et d’assiette de cotisations.
À quelle fréquence faut-il rembourser les notes de frais ?
Il n’existe pas de délai légal strictement imposé, mais le remboursement doit intervenir dans un « délai raisonnable ». En pratique, les entreprises calent le remboursement sur le cycle de paie mensuel.