La facture est bien plus qu’une demande de paiement : c’est la clé de voûte de la sécurité fiscale et commerciale. En 2025, alors que l’administration fiscale intensifie la lutte contre la fraude à la TVA et que la réforme de la facturation électronique se profile (2026-2027), la rigueur n’est plus une option.
Une facture incomplète ou erronée expose l’entreprise à des risques majeurs : rejet de la déduction de TVA, amendes fiscales (15 € par mention manquante) et sanctions administratives pouvant atteindre 375 000 € pour les personnes morales. Ce guide synthétique vous livre l’essentiel pour sécuriser vos processus de facturation dès aujourd’hui et anticiper les standards de demain.
Les fondamentaux : Qui, quand et comment facturer ?
L’obligation de facturation naît dès la réalisation d’une livraison de biens ou d’une prestation de services entre professionnels (B2B).
- Le principe : La facture doit être émise dès la réalisation de la vente ou de la prestation.
- Les acomptes : L’émission d’une facture est obligatoire pour tout acompte perçu, tant pour les services que pour les biens.
- Le format : Si le papier reste toléré, le PDF simple est la norme actuelle, en attendant le passage obligatoire aux flux structurés (Factur-X) dès septembre 2026 pour les grandes entreprises et 2027 pour les PME.
Anatomie des mentions obligatoires
Pour être valide, une facture doit comporter une série de mentions précises, dictées par le Code de commerce (art. L441-9) et le Code général des impôts (CGI).
L’identification des parties
La transparence est totale. Il ne suffit pas d’un nom commercial.
- Émetteur : Dénomination sociale, forme juridique, capital social, adresse du siège, numéro SIREN et numéro RCS (ou RM pour les artisans) avec la ville d’immatriculation.
- Client : Dénomination sociale et adresse du siège (ou domicile pour un particulier).
- N° TVA Intracommunautaire : Obligatoire pour l’émetteur (sauf franchise) et pour le client professionnel si le montant HT dépasse 150 €.
Les données de la transaction
- Numérotation : Un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue (Tout « trou » dans la numérotation est un indicateur de fraude pour un vérificateur.)
- Dates :
- Date d’émission de la facture.
- Date de l’opération (livraison ou fin de prestation), si elle diffère de la date d’émission. C’est cette date qui détermine l’exigibilité de la TVA.
- Désignation : La description des produits ou services doit être précise (« Conseil juridique » est préférable à « Prestation »). Indiquez la quantité et le prix unitaire HT.
- Majorations et Réductions : Frais de port, emballages, rabais, remises ou ristournes acquis à la date de vente.
Les données financières et fiscales
- Taux de TVA : À indiquer pour chaque ligne (20%, 10%, 5.5%).
- Totaux : Total HT, Total TVA, Total TTC.
- L’option TVA : La mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » si vous êtes un prestataire de service et avez choisi ce régime.
- Paiement : Date d’échéance du règlement et taux d’escompte (ou mention « Escompte : Néant »).
Sécuriser sa trésorerie : pénalités et indemnités
C’est l’arme anti-impayés du législateur.
- Pénalités de retard : Le taux doit être précisé. Il est généralement calé sur le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points.
Pour plus de détail à ce sujet, vous pouvez consulter l’article dédié ici : https://expertfiscal.fr/retard-de-paiement-penalites-indemnite/
- Indemnité forfaitaire : La mention de l’indemnité pour frais de recouvrement de 40 € est obligatoire pour tout client professionnel.
Anticipation de la réforme 2026 : Les nouvelles mentions
Bien que la généralisation de la facturation électronique ait été décalée (septembre 2026 pour les grandes entreprises, 2027 pour les PME), il est stratégique d’intégrer dès maintenant de nouvelles données dans vos modèles :
- Le SIREN du client : Pour identifier formellement l’acheteur dans l’annuaire national.
- L’adresse de livraison : Obligatoire si différente de l’adresse de facturation (critique pour la territorialité de la TVA).
- La catégorie de l’opération : Distinguer si la ligne concerne une « Livraison de Biens » ou une « Prestation de Services ».
Modèle interactif de facture
10 Avenue des Champs-Élysées
75008 PARIS
SIREN : 890 123 456 RCS PARIS
TVA : FR 12 890123456
45 Rue de la République
69002 LYON
SIREN : 123 456 789
Le SIREN du client devient obligatoire pour la facture électronique.
TVA : FR 45 123456789
| Description
6
Désignation : Doit être précise (nature du bien ou service). Evitez les termes vagues.
|
Qté | P.U. HT | TVA | Total HT |
|---|---|---|---|---|
| Mission de rédaction d’article (Octobre 2025) | 1 | 1 000,00 € | 20% | 1 000,00 € |
| Catégorie : Services
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NOUVEAU
Distinction obligatoire Bien / Service pour la future déclaration. |
| Total HT | 1 000,00 € |
| TVA (20%) | 200,00 € |
| Net à Payer TTC | 1 200,00 € |
Foire aux Questions (FAQ)
Un micro entrepreneur doit-il facturer la TVA ?
Non, s’il est en franchise de base. Il doit mentionner « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » et ne jamais faire apparaître de montant de TVA.
L’adresse de livraison est-elle obligatoire ?
Elle n’est pas strictement obligatoire fiscalement en 2025 (sauf export), mais elle le deviendra techniquement avec la facture électronique (2026). Il est recommandé de l’ajouter dès maintenant.
Quelle sanction pour un oubli de mention ?
15 € par mention manquante (plafond à 25% du montant de la facture) pour le fisc, et jusqu’à 375 000 € d’amende administrative pour les règles commerciales.
Dois-je mettre mon numéro de téléphone sur la facture ?
Ce n’est pas une mention légale obligatoire, mais c’est fortement recommandé pour faciliter le recouvrement et la relation commerciale.
Qu’est-ce que la mention « EI » ?
C’est l’abréviation d’Entrepreneur Individuel. Elle est obligatoire pour toutes les personnes physiques exerçant une activité indépendante, afin de protéger leur patrimoine personnel.
Puis-je envoyer mes factures par email ?
Oui, à condition que le client l’accepte et que vous puissiez garantir l’authenticité et l’intégrité du document (piste d’audit fiable ou signature électronique).
Le client peut-il refuser de payer si la facture comporte une erreur ?
Juridiquement, une erreur de forme ne dispense pas de payer la dette, mais le client peut exiger une facture rectificative avant de régler, ce qui retarde votre encaissement.
Combien de temps dois-je garder mes factures ?
10 ans pour respecter les obligations comptables et commerciales, même si le délai fiscal de reprise est de 3 ans.
Faut-il signer une facture ?
Non, la signature manuscrite n’est pas obligatoire sur une facture (contrairement à un devis ou un bon de commande).
Conclusion
Une facture conforme accélère les paiements, sécurise les contrôles fiscaux et prépare votre structure au virage numérique de 2026. Ne voyez pas ces mentions comme de la bureaucratie, mais comme le langage commun d’une économie transparente et efficace.