Qu’est ce que le lettrage ?
Le lettrage est une opération qui consiste à attribuer un code commun (une lettre ou une combinaison de lettres) à deux ou plusieurs écritures comptables qui se compensent mutuellement.
Concrètement, une facture enregistrée au crédit d’un compte fournisseur et son règlement enregistré au débit de ce même compte reçoivent le même code de lettrage : AA, AB, AAB, etc.
La condition sine qua non du lettrage : le solde cumulé des écritures regroupées sous un même code doit être égal à zéro. Si un écart de quelques centimes subsiste (arrondi, erreur de saisie), une écriture d’ajustement s’impose avant de pouvoir lettrer.
Comptes comptables concernés
Seuls les comptes de tiers (classe 4) sont lettrables. Les comptes d’immobilisations ou de charges n’entrent pas dans cette logique.
| Compte PCG | Intitulé | Utilité du lettrage |
|---|---|---|
| 401 | Fournisseurs | Identifier les factures non encore réglées |
| 411 | Clients | Distinguer les créances encaissées des impayés |
| 421 | Personnel, salaires | Suivi des salaires versés |
| 431 / 437 | Organismes sociaux | Rapprochement cotisations/virements |
| 455 | Comptes courants d’associés | Contrôle des avances et remboursements |
Méthodes de lettrage
Lettrage manuel
Le comptable rapproche lui-même chaque facture avec son ou ses règlements, compte par compte. Cette méthode est précise mais chronophage dès que le volume de pièces augmente.
Lettrage automatique
Le logiciel détecte et associe les écritures dont les montants (et/ou les numéros de pièce) correspondent.
Exemple pratique
La société BatiPro émet trois factures à son client SARL Renov en juin :
| Date | Libellé | Débit (411) | Crédit (411) | Lettre |
|---|---|---|---|---|
| 03/06 | Facture n°101 à 2 400 € | 2 400 | A | |
| 03/06 | Facture n°102 à 800€ | 800 | B | |
| 15/06 | Règlement virement à 2 400 € | 2 400 | A | |
| 22/06 | Règlement chèque à 800 € | 800 | B | |
| 28/06 | Facture n°103 à 1 500 € | 1 500 |
Les factures n°101 et n°102 sont lettrées (A et B) → soldées. La facture n°103 n’est pas lettrée → créance en attente de règlement.
Cas particuliers
Trois situations sortent de la logique simple « 1 facture = 1 règlement » :
- Paiement partiel en plusieurs fois.
Chaque versement partiel reçoit le même code de lettrage que la facture initiale. Le solde du groupe reste non nul tant que le règlement n’est pas complet.
- Un règlement global pour plusieurs factures.
Un virement de 3 500 € soldant quatre factures de 500, 800, 1 200 et 1 000 € reçoit un code unique partagé avec ces quatre factures.
Solde global à vérifier : 3 500 = 500 + 800 + 1 200 + 1 000. Lettrage validé.
- Avoir et facture d’origines différentes.
Un avoir de 300 € émis par un fournisseur peut être lettré avec une nouvelle facture de 300 €, sans flux de trésorerie. Les deux s’annulent directement dans le compte 401.
Écriture de régularisation en cas d’écart de lettrage
Lorsque le rapprochement révèle un écart (ex. : paiement de 1 490 € pour une facture de 1 500 €, escompte non comptabilisé), il convient de passer une écriture d’ajustement avant de lettrer :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 658 | Charges diverses de gestion courante | 10 | |
| 411 | Client SARL Renov | 10 |
Après régularisation, le débit et le crédit du compte 411 s’équilibrent → lettrage possible.
Foire aux questions (FAQ)
Quels comptes sont concernés par le lettrage ?
On lettre principalement les comptes de tiers (clients 411, fournisseurs 401, parfois 467), et plus rarement certains comptes de dettes ou de produits constatés d’avance lorsque le suivi détaillé est nécessaire.
Pourquoi le lettrage est‑il important ?
Le lettrage fiabilise les soldes, facilite les relances clients et la gestion fournisseurs, prépare les travaux d’audit et de clôture, et réduit les risques d’erreurs et de doublons de règlements.
Quelle est la différence entre lettrage et pointage ?
Le pointage est un contrôle visuel ou manuel (cocher, surligner) pour vérifier qu’une écriture correspond à une autre, tandis que le lettrage enregistre formellement ce rapprochement dans le logiciel (code de lettrage, statut soldé).
À quelle fréquence doit‑on lettrer ?
La fréquence dépend du volume : au minimum mensuelle pour la clôture, mais idéalement hebdomadaire, voire quotidienne pour les entreprises à forts enjeux de trésorerie ou d’encaissements.